Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với dữ liệu cá nhân do KeyVat xử lý trong quá trình:

• Khách hàng truy cập, tìm kiếm hoặc tương tác với keyvat.com;
• Khách hàng đăng ký, đăng nhập hoặc quản lý tài khoản;
• Khách hàng đặt mua bản quyền Windows, Office hoặc sản phẩm khác được công bố trên website;
• KeyVat xác nhận thanh toán, giao sản phẩm số, xuất hóa đơn bán hàng và thực hiện nghĩa vụ sau bán hàng;
• Khách hàng yêu cầu tư vấn, hỗ trợ cài đặt, kích hoạt, đổi trả, hoàn tiền, khiếu nại hoặc thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân;
• Khách hàng đồng ý nhận thông tin giới thiệu sản phẩm, ưu đãi hoặc nội dung tiếp thị từ KeyVat.

Chính sách này không điều chỉnh hoạt động xử lý dữ liệu độc lập của website, nền tảng hoặc nhà cung cấp bên thứ ba. Các đơn vị đó có chính sách riêng và khách hàng nên đọc trước khi sử dụng dịch vụ của họ.

2. Đơn vị xử lý dữ liệu và đầu mối liên hệ

KeyVat là đơn vị vận hành website keyvat.com. Trong phạm vi KeyVat quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân, KeyVat thực hiện trách nhiệm của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Thông tin đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ và các kênh liên hệ chính thức của đơn vị vận hành KeyVat được công khai tại mục Thông tin pháp lý và Liên hệ trên keyvat.com.

Để gửi yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân, khách hàng sử dụng biểu mẫu liên hệ hoặc kênh hỗ trợ chính thức được công bố trên keyvat.com và ghi rõ tiêu đề: “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”.

3. Dữ liệu cá nhân KeyVat có thể thu thập

Tùy vào cách khách hàng sử dụng website và dịch vụ, KeyVat có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau:

3.1. Thông tin nhận dạng và liên hệ

• Họ và tên;
• Số điện thoại;
• Địa chỉ email;
• Địa chỉ liên hệ hoặc địa chỉ nhận chứng từ, nếu cần;
• Thông tin của người đại diện hoặc người liên hệ khi khách hàng mua cho tổ chức.

3.2. Thông tin tài khoản

• Tên đăng nhập, email đăng ký và thông tin hồ sơ khách hàng;
• Lịch sử đăng nhập, trạng thái tài khoản và tùy chọn nhận thông báo;
• Thông tin xác thực cần thiết để bảo vệ tài khoản KeyVat.

Lưu ý an toàn: KeyVat không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu email, mật khẩu tài khoản Microsoft, mã OTP ngân hàng hoặc mã khôi phục tài khoản qua điện thoại, tin nhắn, email hay phiên hỗ trợ.

3.3. Thông tin giao dịch và hóa đơn bán hàng

• Mã đơn hàng, sản phẩm đã chọn, số lượng, giá trị và trạng thái đơn hàng;
• Phương thức thanh toán, tên người thanh toán, nội dung chuyển khoản, mã tham chiếu và trạng thái thanh toán;
• Thông tin cần thiết để lập hóa đơn bán hàng, như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn;
• Lịch sử giao sản phẩm số, yêu cầu đổi trả, hoàn tiền, bảo hành hoặc hỗ trợ sau bán hàng.

3.4. Thông tin thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật

• Loại thiết bị, phiên bản hệ điều hành, phiên bản phần mềm, trạng thái kích hoạt và mã lỗi;
• Nội dung trao đổi, hình ảnh chụp màn hình, tệp nhật ký hoặc thông tin chẩn đoán do khách hàng chủ động gửi;
• Thông tin hiển thị trong phiên hỗ trợ từ xa nếu khách hàng chủ động yêu cầu và đồng ý sử dụng hình thức này.

Khách hàng nên che hoặc xóa dữ liệu không liên quan trước khi gửi ảnh chụp màn hình, tệp nhật ký hay tài liệu hỗ trợ. Không gửi mật khẩu, mã OTP, toàn bộ khóa sản phẩm hoặc dữ liệu của người khác khi không cần thiết.

3.5. Dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu sử dụng website

• Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, loại thiết bị và ngôn ngữ hiển thị;
• Thời điểm truy cập, trang đã xem, đường dẫn giới thiệu, thao tác trên website và nhật ký lỗi;
• Cookie, mã định danh trực tuyến và dữ liệu tương tự theo lựa chọn của người dùng.

3.6. Thông tin tiếp thị và chăm sóc khách hàng

• Lựa chọn đồng ý hoặc từ chối nhận nội dung tiếp thị;
• Kênh liên lạc ưu tiên;
• Phản hồi, đánh giá, câu hỏi, yêu cầu và lịch sử chăm sóc khách hàng.

3.7. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

KeyVat không chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm nếu dữ liệu đó không cần thiết cho giao dịch hoặc nghĩa vụ pháp lý. Khi việc xử lý dữ liệu nhạy cảm là cần thiết, KeyVat sẽ giới hạn phạm vi, thông báo rõ mục đích, áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp và xin sự đồng ý riêng khi pháp luật yêu cầu.

4. Nguồn và phương thức thu thập dữ liệu

KeyVat có thể thu thập dữ liệu bằng các phương thức sau:

• Khách hàng trực tiếp cung cấp: qua biểu mẫu đăng ký, giỏ hàng, trang thanh toán, yêu cầu hóa đơn bán hàng, biểu mẫu liên hệ, email, điện thoại hoặc kênh hỗ trợ chính thức;
• Website tự động ghi nhận: thông qua cookie, nhật ký máy chủ và công nghệ cần thiết để vận hành, bảo mật và đo lường hiệu quả website;
• Từ đơn vị cung cấp dịch vụ: như ngân hàng, trung gian thanh toán hoặc đơn vị kỹ thuật gửi trạng thái giao dịch hay thông tin cần thiết để hoàn tất yêu cầu của khách hàng;
• Từ người đại diện hợp pháp: khi cá nhân, tổ chức mua hàng hoặc gửi yêu cầu thay cho chủ thể dữ liệu.

Người cung cấp dữ liệu của người khác có trách nhiệm bảo đảm mình có quyền cung cấp và đã thông báo cho người đó về việc xử lý dữ liệu theo quy định.

5. Mục đích và phạm vi sử dụng dữ liệu

KeyVat chỉ sử dụng dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho một hoặc nhiều mục đích sau:

• Tạo và quản lý tài khoản khách hàng;
• Xác nhận đơn hàng, thanh toán và giao sản phẩm số;
• Lập, gửi và lưu trữ hóa đơn bán hàng, chứng từ giao dịch;
• Cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ cài đặt, kích hoạt và quyền lợi sau bán hàng theo chính sách áp dụng cho sản phẩm;
• Tiếp nhận, xác minh và giải quyết yêu cầu đổi trả, hoàn tiền, phản ánh hoặc khiếu nại;
• Xác thực khách hàng, phòng chống gian lận, lạm dụng, truy cập trái phép và bảo vệ an toàn hệ thống;
• Phân tích, khắc phục lỗi và cải thiện tính năng, nội dung, hiệu năng của website; ưu tiên sử dụng dữ liệu tổng hợp hoặc đã khử nhận dạng khi phù hợp;
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ, báo cáo và yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền;
• Gửi thông tin sản phẩm, ưu đãi hoặc nội dung tiếp thị khi khách hàng đã đồng ý;
• Thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của KeyVat, khách hàng hoặc bên liên quan theo quy định pháp luật.

KeyVat không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích mới không tương thích với mục đích đã thông báo, trừ khi đã thông báo bổ sung, có sự đồng ý hợp lệ hoặc pháp luật cho phép.

6. Căn cứ xử lý dữ liệu và sự đồng ý của khách hàng

Tùy từng hoạt động, KeyVat xử lý dữ liệu dựa trên:

• Sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng và có thể kiểm chứng của chủ thể dữ liệu;
• Sự cần thiết để thực hiện giao dịch, thỏa thuận hoặc yêu cầu của khách hàng;
• Nghĩa vụ pháp lý mà KeyVat phải tuân thủ;
• Trường hợp xử lý không cần sự đồng ý hoặc căn cứ khác được pháp luật cho phép.

Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, KeyVat sẽ cung cấp thông tin về loại dữ liệu, mục đích xử lý, đơn vị xử lý và quyền của chủ thể dữ liệu. Sự đồng ý được thể hiện riêng theo từng mục đích; sự im lặng hoặc không phản hồi không được xem là đồng ý.

Việc đồng ý nhận nội dung tiếp thị là tùy chọn và được tách khỏi thao tác đặt hàng. Khách hàng có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào theo hướng dẫn tại từng thông điệp hoặc qua kênh hỗ trợ chính thức. Việc rút lại sự đồng ý không làm mất tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm KeyVat nhận yêu cầu.

7. Cookie và công nghệ tương tự

KeyVat có thể sử dụng cookie và công nghệ tương tự cho các nhóm mục đích sau:

• Cookie cần thiết: duy trì phiên đăng nhập, giỏ hàng, thanh toán, bảo mật và các chức năng cốt lõi;
• Cookie tùy chọn: ghi nhớ lựa chọn hiển thị, phân tích hiệu quả website hoặc hỗ trợ hoạt động tiếp thị.

Cookie không cần thiết chỉ được kích hoạt theo lựa chọn của người dùng trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Khách hàng có thể thay đổi lựa chọn trên công cụ quản lý cookie của website hoặc trong cài đặt trình duyệt. Việc chặn cookie cần thiết có thể làm một số chức năng không hoạt động đúng.

8. Tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận dữ liệu

Trong phạm vi cần thiết và phù hợp với mục đích đã thông báo, dữ liệu cá nhân có thể được tiếp cận bởi:

• Nhân sự và bộ phận được KeyVat phân quyền để xử lý đơn hàng, thanh toán, hóa đơn bán hàng, hỗ trợ hoặc bảo mật;
• Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, điện toán đám mây, email, tin nhắn, chăm sóc khách hàng, phân tích, bảo mật hoặc bảo trì hệ thống;
• Ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán và đơn vị đối soát giao dịch;
• Đơn vị cung cấp giải pháp kế toán, hóa đơn hoặc tư vấn chuyên môn;
• Đối tác tham gia cung cấp sản phẩm hoặc xử lý yêu cầu của khách hàng, nhưng chỉ trong phạm vi cần thiết;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức, cá nhân khác khi pháp luật yêu cầu hoặc cho phép;
• Bên do khách hàng chỉ định hoặc đồng ý cho phép tiếp cận.

KeyVat yêu cầu bên xử lý dữ liệu tuân thủ phạm vi công việc, nghĩa vụ bảo mật và biện pháp bảo vệ phù hợp. KeyVat không bán hoặc cho thuê dữ liệu cá nhân của khách hàng.

9. Thanh toán qua bên thứ ba

Khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử hoặc cổng thanh toán, đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán có thể trực tiếp thu thập và xử lý dữ liệu theo điều khoản, chính sách riêng của họ. Phạm vi dữ liệu KeyVat nhận được phụ thuộc vào phương thức thanh toán và thường giới hạn ở thông tin cần thiết để xác nhận, đối soát, hoàn tiền hoặc xử lý tranh chấp giao dịch.

KeyVat không yêu cầu khách hàng gửi mật khẩu ngân hàng, mã PIN, mã OTP hoặc thông tin xác thực bí mật cho nhân viên hỗ trợ.

10. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Một số nhà cung cấp hạ tầng hoặc phần mềm có thể xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam. Nếu phát sinh hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, KeyVat sẽ xác định phạm vi, mục đích và bên nhận dữ liệu; áp dụng biện pháp bảo vệ cần thiết; thực hiện hồ sơ, thông báo hoặc nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

KeyVat không chuyển dữ liệu ra nước ngoài cho mục đích không liên quan đến dịch vụ đã cung cấp, trừ khi có căn cứ pháp lý phù hợp và đã thông báo cho chủ thể dữ liệu theo yêu cầu.

11. Thời gian lưu trữ dữ liệu

KeyVat lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích xử lý đã thông báo hoặc trong thời hạn pháp luật yêu cầu. Thời gian cụ thể được xác định theo loại dữ liệu như sau:

Khi hết mục đích và thời hạn lưu trữ, KeyVat sẽ xóa, hủy hoặc khử nhận dạng dữ liệu theo quy định, trừ trường hợp cần tiếp tục lưu giữ theo pháp luật hoặc để thiết lập, thực hiện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.

12. Biện pháp bảo mật dữ liệu

KeyVat áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và con người phù hợp với loại dữ liệu, mục đích xử lý và mức độ rủi ro, bao gồm:

• Giới hạn quyền truy cập theo vai trò và nhu cầu công việc;
• Sử dụng cơ chế xác thực, truyền tải an toàn, ghi nhận nhật ký và giám sát truy cập khi phù hợp;
• Sao lưu, phục hồi và ứng phó sự cố theo mức độ quan trọng của hệ thống;
• Rà soát nhà cung cấp, quy định trách nhiệm bảo mật và giới hạn mục đích xử lý;
• Yêu cầu nhân sự có quyền truy cập tuân thủ nghĩa vụ bảo mật;
• Định kỳ rà soát, cập nhật biện pháp bảo vệ và giảm thiểu lượng dữ liệu thu thập.

Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ dữ liệu nào loại bỏ tuyệt đối mọi rủi ro. Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, khách hàng nên đổi thông tin xác thực có liên quan và báo ngay cho KeyVat qua kênh hỗ trợ chính thức.

13. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trong phạm vi pháp luật cho phép, khách hàng có các quyền sau:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý;
• Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác;
• Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình;
• Yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu;
• Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu trong trường hợp pháp luật cho phép;
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật;
• Yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.

Một số quyền có thể bị giới hạn khi việc xử lý hoặc lưu trữ là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền của người khác hoặc thuộc trường hợp pháp luật không cho phép xóa, hạn chế hay phản đối.

14. Cách xem, chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

1. Tự thực hiện trên tài khoản: khách hàng có thể xem hoặc cập nhật các trường thông tin mà website cho phép chỉnh sửa trực tiếp.
2. Gửi yêu cầu: sử dụng biểu mẫu liên hệ hoặc kênh hỗ trợ chính thức trên keyvat.com, ghi tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”.
3. Cung cấp thông tin cần thiết: họ tên, thông tin liên hệ đã dùng khi giao dịch, mã tài khoản hoặc mã đơn hàng nếu có, quyền muốn thực hiện và phạm vi dữ liệu liên quan.
4. Xác minh: KeyVat có thể yêu cầu thông tin hợp lý để xác minh danh tính hoặc quyền đại diện, nhằm tránh cung cấp, sửa hoặc xóa dữ liệu cho người không có thẩm quyền.
5. Xử lý và phản hồi: KeyVat xem xét, thực hiện và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, KeyVat sẽ thông báo lý do phù hợp.

KeyVat chỉ yêu cầu dữ liệu xác minh tương xứng với tính chất yêu cầu. Khách hàng không nên gửi bản sao giấy tờ tùy thân nếu KeyVat chưa xác định việc đó là thật sự cần thiết và hướng dẫn kênh gửi an toàn.

15. Hỗ trợ kỹ thuật và hỗ trợ từ xa

Nếu khách hàng chủ động yêu cầu hỗ trợ từ xa, KeyVat sẽ thông báo phạm vi thao tác và chỉ bắt đầu sau khi khách hàng đồng ý. Khách hàng nên đóng tài liệu, ứng dụng và cửa sổ chứa thông tin riêng tư không liên quan trước khi bắt đầu phiên hỗ trợ.

• Khách hàng có quyền theo dõi và chấm dứt phiên hỗ trợ bất cứ lúc nào;
• KeyVat chỉ truy cập nội dung cần thiết để xử lý yêu cầu kỹ thuật;
• Việc ghi âm, ghi hình hoặc lưu nội dung phiên hỗ trợ chỉ được thực hiện khi đã thông báo và có căn cứ phù hợp;
• Sau phiên hỗ trợ, khách hàng nên đóng hoặc gỡ quyền truy cập của công cụ hỗ trợ từ xa nếu không còn nhu cầu.

16. Dữ liệu của trẻ em và người cần đại diện

Dịch vụ của KeyVat không được thiết kế để chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em. Khi giao dịch hoặc yêu cầu xử lý dữ liệu liên quan đến trẻ em, người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người đại diện theo pháp luật thực hiện quyền và cung cấp sự đồng ý theo quy định.

Nếu phát hiện dữ liệu thuộc nhóm này được cung cấp không đúng thẩm quyền, KeyVat sẽ xem xét ngừng xử lý, xóa dữ liệu hoặc áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ.

17. Xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, KeyVat sẽ đánh giá phạm vi và mức độ rủi ro; áp dụng biện pháp ngăn chặn, khắc phục; lưu hồ sơ sự cố; phối hợp với bên liên quan; đồng thời thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu.

Khách hàng phát hiện tài khoản bị truy cập trái phép, thông tin giao dịch bị sử dụng sai mục đích hoặc liên lạc giả mạo KeyVat cần báo ngay qua kênh hỗ trợ chính thức trên keyvat.com.

18. Nghĩa vụ của khách hàng

• Cung cấp thông tin chính xác và cập nhật khi có thay đổi;
• Tự bảo vệ tài khoản, mật khẩu và thiết bị của mình;
• Không cung cấp dữ liệu của người khác nếu chưa có quyền hoặc chưa thực hiện nghĩa vụ thông báo cần thiết;
• Không gửi mật khẩu, OTP, khóa khôi phục hoặc dữ liệu không cần thiết qua kênh hỗ trợ;
• Thông báo kịp thời cho KeyVat khi nghi ngờ dữ liệu bị truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép.

19. Thay đổi chính sách

KeyVat có thể cập nhật chính sách này khi có thay đổi về pháp luật, mô hình kinh doanh, công nghệ hoặc hoạt động xử lý dữ liệu. Phiên bản mới sẽ được đăng công khai trên keyvat.com cùng thời điểm hiệu lực.

Nếu thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới cần sự đồng ý, KeyVat sẽ thông báo và xin lại sự đồng ý theo quy định. Việc tiếp tục sử dụng website không tự động được xem là đồng ý đối với mục đích xử lý mới khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý riêng.

20. Tiếp nhận khiếu nại và phản ánh về bảo mật

Khách hàng gửi khiếu nại hoặc phản ánh qua biểu mẫu liên hệ hoặc kênh hỗ trợ chính thức được công bố trên keyvat.com. Yêu cầu nên bao gồm:

• Thông tin giúp KeyVat xác minh người gửi;
• Mô tả sự việc, dữ liệu bị ảnh hưởng và thời điểm phát hiện;
• Mã đơn hàng, tài khoản hoặc giao dịch liên quan nếu có;
• Yêu cầu xử lý và tài liệu chứng minh phù hợp.

KeyVat sẽ tiếp nhận, xác minh, xử lý và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu các bên không thể giải quyết bằng trao đổi, khách hàng có quyền gửi yêu cầu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

KeyVat có bán dữ liệu cá nhân của khách hàng không?

Không. KeyVat không bán hoặc cho thuê dữ liệu cá nhân của khách hàng. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết để thực hiện giao dịch, cung cấp dịch vụ, bảo vệ hệ thống hoặc tuân thủ pháp luật.

Tôi có thể yêu cầu xóa dữ liệu không?

Có. Khách hàng có thể gửi yêu cầu xóa dữ liệu qua kênh liên hệ chính thức. Một số dữ liệu vẫn phải được lưu trữ nếu pháp luật yêu cầu hoặc cần thiết để giải quyết giao dịch, khiếu nại và bảo vệ quyền hợp pháp của các bên.

Tôi có bắt buộc đồng ý nhận quảng cáo để mua hàng không?

Không. Sự đồng ý nhận nội dung tiếp thị là tùy chọn và không phải điều kiện bắt buộc để đặt mua sản phẩm.

KeyVat có yêu cầu mật khẩu hoặc mã OTP để hỗ trợ không?

Không. Khách hàng không cung cấp mật khẩu email, mật khẩu tài khoản Microsoft, mã PIN, mã OTP ngân hàng hoặc mã khôi phục cho bất kỳ người nào tự xưng là nhân viên KeyVat.

Làm thế nào để ngừng nhận nội dung tiếp thị?

Khách hàng có thể sử dụng chức năng hủy đăng ký trong thông điệp nhận được hoặc gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ chính thức trên keyvat.com.